May
04

Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện giữ vai trò rất quan trọng , nó có thể giúp sự kiện thành công, cũng có thể làm hỏng sự kiện. Địa điểm phù hợp sẽ làm cho khách tham dự thấy thoải mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện, tiến gần và hòa nhập với sự kiện. Do vậy khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần chú ý một số vấn đề sau:

Không giới hạn địa điểm: Khi chọn địa điểm tổ chức không nên giới hạn ở khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng. Sự kiện rất đa dạng và phong phú. Để có địa điểm phù hợp với nó, rõ ràng khách sạn, trung tâm  hội nghị, nhà hàng tuy đủ tiện nghi, hiện đại song không thể thỏa mãn tất cả các loại hình sự kiện.Có thể huy động các loại hình địa điểm khác nhau sao cho phù hớp với sự kiện được tổ chức.

Sự phù hợp với nội dung hoạt động của sự kiện. Công ty tổ chức  sự kiện phải hình dung được mọi hoạt động của sự kiện, từ đó có cái nhìn tổng quát về những thứ cần phải đưa vào. Những hoạt động cụ thể của sự kiện đòi hỏi phải có vị trí thích hợp. Để giải quyết được vấn đề này, chúng ta tiến hành lập bảng  nội dung về các hoạt động sự kiện theo thời gian, và những yêu cầu của các hoạt động đó. Hãy hình dung các hoạt động sự kiện để xác định những yêu cầu về không gian cho phù hợp. Một số sự kiện lễ hội ngoài trời được tổ chức tại Hà Tây (Chùa Hương) Phú thọ (Đền Hùng) Quảng Ninh (Yên Tử, Du lịch Hạ Long) thật hoành tráng. Cảnh trí thiên nhiên cùng với sự bài trí của con người thật tuyệt vời. Ta có thể hình dung được không khí nhộn nhịp của ngày hội, vẻ đẹp thơ mộng của đêm du lịch Hạ Long và thưởng ngoạn bình minh trên vịnh với mặt trời hồng nhạt lặn trên mặt biển như quả bong đá khổng lồ. Cảnh tượng đó không thể có trong hội trường nơi thích hợp với tổ chức các sự kiện như gây quỹ từ thiện có bán đấu giá các mặt hàng, các buổi hội nghị quan trọng như APEC v.v…

Sự phù hợp với ngân sách: Chi phí ảnh hưởng đến yêu cầu địa điểm do đó cần phải biết trước chi phí cần thiết để có thể ra những quyết sách phù hợp. Để chuẩn bị kinh phí chính xác, cần xem lại các khía cạnh của sự kiện để đảm bảo đã tính toàn bộ những chi phí phát sinh. Nếu quản lý không chặt chẽ, thông thường chi phí đều vượt trội so với dự toán. Do vậy phải liên tục cập nhật chi phí, thêm vào hoặc bớt đi các mục khi có thể thay đổi. Cần biết rằng đang sử dụng chi phí đến đâu để có sự điều chỉnh.

Nhà tổ chức cần gửi bảng yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau xem nơi nào có thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Tuy nhiên không nhất thiết các nội  dung hoạt động sự kiện phải ở cùng một vị trí mà trái lại tùy theo ý tưởng của nhà tổ chức mà chọn những địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với từng hoạt động sự kiện nêu trên.

dia diem to chuc su kien, địa điểm tổ chưc sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường:

Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường sẽ có nhiều thuận lợi hơn cho nhà tổ chức. Đó là điều kiện tốt để thực hiện các ý tưởng sáng tạo. Dưới đây là những cơ sở chắc chắn của những thuận lợi đó.

- Thứ nhất, tổ chức ngoài hội trường không bị đóng khung giới hạn trong một phạm vi không gian cụ thể. Ngoài hội trường sẽ không bị giới hạn bởi phạm vi không gian và đặc biệt không có không gian lập lại như trong hội trường.
- Thứ hai, tổ chức ngoài hội trường tạo cơ chế năng động cho quy mô của sự kiện. Nhà tổ chức có thể làm thay đổi không gian nơi tổ chức sao cho phù hợp với sự kiện, điều này rất khó thực hiện trong hội trường.

- Thứ ba, tổ chức sự kiện ngoài hội trường là một yếu tố rất quan trọng trong việc định vị sự kiện. Tổ chức sự kiện ngoài hội trường gặp nhiều thuận lợi trong việc cải tạo không gian sao cho phù hợp với sự kiện đồng thời có thể thực hiện sự khác biệt độc đáo của không gian tổ chức sự kiện. Vì thế mà tạo nên được hình ảnh sâu đậm và ấn tượng trong tâm trí khách tham dự và công chúng.

Tổ chức sự kiện tại khách sạn và trung tâm hội nghị:

Khách sạn và trung tâm hội nghị là những địa điểm thường được lựa chọn để tổ chức sự kiện. Đây đều là những địa điểm tốt song mỗi loại đều có lợi thế riêng và chi phí cũng khác nhau chi phối nhiều tới ngân sách của tổ chức sự kiện. Trung tâm hội nghị và khách sạn sẽ đáp ứng được yêu cầu cảu nhiều nội dung hoạt động của sự kiện.

-          Có rất nhiều chi phí phát sinh ngoài hợp đồng thuê trung tâm hội nghị.

-          Chi phí tổ chức tại trung tâm hội nghị sẽ cao hơn ở nhà hàng, khách sạn

Tổ chức sự kiện tại nhà hàng:

Tổ chức sự kiện tại nhà hàng chi phí sẽ thấp hơn nhiều so với tổ chức ở khách sạn hoặc trung tâm hội nghị. Để tăng khả năng thành công của tổ chức sự kiện người tổ chức sự kiện cần cùng với nhà hàng phải giải quyết một số vấn đề cùng với sự thõa thuận chi phí giữa hai bên. Nhà tổ chức sự kiện cần nghiên cứu trước những vấn đề cần đưa ra thương lượng ghi vào hợp đồng cùng chi phí phải chấp nhận.

Những địa điểm đặc thù:

Bảo tang, phòng triển lãm nghệ thuật, rạp hát, nơi vui chơi công cộng, sân bóng,…

 

Xem thêm:

 

Written by admin. Posted in Niềm Đam Mê

admin

About me on google + Đại An