Jun
24

Những lưu ý khi thực hiện roadshow quảng bá sự kiện

Làm thế nào để thực hiện một chương trình roadshow hiệu quả để truyền thông cho sự kiện là điều bất cứ người làm tổ chức sự kiện nào cũng quan tâm.

Để lên kế hoạch thực hiện một chương trình roadshow, người tổ chức cần làm việc với khách hàng để nắm được yêu cầu và mong muốn của họ, thống nhất về phương tiện, số lượng nhân sự, thời gian, địa điểm làm chương trình. Thời gian bao gồm thời gian diễn ra và thời lượng của một chương trình, vì có một số chương trình thực hiện trong thời gian dài đến cả tháng. Việc tiếp theo là lên lịch trình, người thực hiện roadshow nên có kế hoạch cụ thể về các tuyến đường và đoàn roadshow phải đi qua, sao cho từ điểm tập kết để xuất phát cho đến điểm tập kết để kết thúc không bị trùng lắp nhau, nhất là khi có nhiều đoàn cùng thực hiện song song.

Phương tiện thực hiện Roadshow

Về phương tiện để thực hiện roadshow, hiện nay thịnh hành nhất thường là các loại xe gắn máy như Attila Elizabeth, xe đạp đôi, xe đạp đơn, hoặc đôi khi người ta sử dụng vespa cổ, xe motor phân khối lớn, gây ấn tượng hơn nữa là xe segway, xe hơi một người lái, xích lô, thậm chí là xe Jeep,  xe bán tải, xe bus. Người tổ chức roadshow có thể thuê các phương tiện này tại những đơn vị cung cấp xe chuyên dùng cho roadshow, hoặc có thể tuyển nhân sự làm roadshow có sở hữu các loại xe này. Để cho phương tiện làm roadshow thêm bắt mắt, người tổ chức roadshow thường trang trí xe với màu sơn hoặc decal trùng với màu đặc trưng của sản phẩm để tăng mức độ nhận diễn thương hiệu, và có thể treo banner, cờ… để gây chú ý cho người đi đường.

chay roadshow voi xe segway

Chạy roadshow với xe Segway

chay roadshow voi xe attila elizabeth

Chạy roadshow với xe Attila Elizabeth

chay roadhsow voi xe dap

Chạy roadshow với xe đạp

Lưu ý về nhân sự chạy roadshow

Nhân sự cho chương trình thường là các PGs, PBs có ngoại hình và phải chịu khó, vì hoạt động này thực hiện ở ngoài trời, lương cho nhân sự chạy roadshow cũng cao hơn so với các nhân sự làm việc trong nhà. Để chạy xe ngoài đường cả ngày dưới trời nắng nóng và nhiều tuyến đường kẹt xe mà vẫn phải đảm bảo tiến độ chạy và đội hình là một sự cố gắng lớn. Do tính chất vất vả của công việc, có thể có nhiều nhân sự sẽ nghỉ ngang trong quá trình thực hiện, cho nên giữ chân nhân sự và có lực lượng thay thế là những điều người thực hiện roadshow cần lưu ý.

Vai trò của người quản lý (supervisor) trong việc chạy roadshow rất quan trọng. Người này sẽ có trách nhiệm theo sát để làm ổn định đội hình, hướng dẫn PB, PG thực hiện, điều phối hoạt động của đoàn trên các tuyến đường một cách linh hoạt.

Xin cấp phép chạy roadshow

Việc cấp phép cho các hoạt động ngoài trời, thường rất khó khăn. Hoạt động roadshow không được Sở Văn Hóa Thông tin cấp phép, nhiều người tổ chức roadshow thường né xin giấy phép chạy roadshow bằng cách xin giấy phép phát tờ rơi, hoặc thậm chí … chạy chui, bị bắt thì nộp phạt. Để đảm bảo rủi ro thấp nhất cho chương trình, các bạn nên làm việc trước với các cơ quan có thẩm quyền hoặc phường, quận nơi diễn ra hoạt động. Những chương trình bị “bể show” thường là do hoạt động không phù hợp và bị các cơ quan chức năng đình chỉ. Vì vậy, việc xây dựng chương trình phù hợp, chuẩn bị và làm việc trước với các cơ quan chức năng là rất quan trọng. Trong suốt 2 năm làm roadshow, bản thân công ty Đại Dương Event của tôi chưa gặp phải khó khăn gì trong việc chuẩn bị và tổ chức. Để tránh rắc rối xảy ra, khi thực hiện Roadshow nên tránh các khu vực có nhiều cơ  quan chính trị.

Thiết kế lộ trình chạy roadshow

Người làm roadshow thường ưa thích những tuyến đường đông, càng kẹt xe càng tốt để “gây chú ý” cho người đường, nhưng việc này cũng đồng thời gây chú ý cho Cảnh sát giao thông. Vì vậy người supervisor phải rất linh động, tháo vát và đảm nhận vai trò tiền trạm thật tốt, khi có nguy cơ xảy ra những rắc rối với lực lượng giữ gìn trật tự thì nên cho đoàn tản ra nhiều phía để tránh gây ách tắc giao thông và gây chú ý.

Nếu trong hoạt động roadshow có việc dừng lại phát tờ rơi hay làm activation, thì tùy mức độ của hoạt động đó, phải xin phép trước chủ địa điểm hoặc lobby lực lượng bảo vệ.

Ở các tỉnh thành thì việc thực hiện hoạt động chạy roadshow này tương đối dễ dàng hơn so với các thành phố lớn, tuy nhiên, khi thực hiện chương trình ở các tỉnh thì nên chú ý đến các chi phí phát sinh như phương tiện di chuyển và ăn ở của nhân sự.

 

Xem thêm:

Written by admin. Posted in Niềm Đam Mê

Tags:

admin

About me on google + Đại An