Jun
10

Thiết kế ánh sáng trong tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện buổi tối luôn luôn đi kèm với dàn âm thanh ánh sang, cùng với âm thanh, ánh sáng trở nên rất quan trọng đối với sự kiện. Nó là công cụ tích cực và tác động có hiệu quả vào môi trường, tạo nên tâm lý môi trường cần thiết phù hợp với các hoạt động sự kiện khác nhau. Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng trong và noài phòng họp vừa phải ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vừa mang tính nghệ thuật. Hệ thống ánh sáng được chia thành 3 loại sau:

Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện, bao gồm ánh sáng trắng, ánh sáng màu, tạo phong cảnh và ánh sáng chuyển động. Để tạo được ánh sáng này cần phải có những thiết bị chuyên dụng đặc biệt như đèn chiếu, đèn laser, đèn tròn quay…

Ánh sáng bảo vệ, gồm hệ thống đèn với cường độ sáng thích hợp bảo vệ phòng hội nghị và khu vực sự kiện vào các đêm trong thời gian diễn ra sự kiện.

Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt động sự kiện như các hoạt động dịch vụ, lắp dựng thiết bị, phục vụ sinh hoạt của khách tham dự và cán bộ, nhân viên công ty trong thời gian diễn ra sự kiện.

Nhà tổ chức phải hình dung được toàn bộ sự kiện, từng vị trí yêu cầu ánh sáng thế nào. Đặc biệt là sân khấu đòi hỏi ánh sáng với từng hoạt động sự kiện, trong phòng họp, ngoài tiền sảnh, trong tiệc chiêu đãi…Từ đó mà trang bị các thiết bị cho phù hợp.

Nhà tổ chức sự kiện phải có hợp đồng chi tiết với các nhà cung cấp dịch vụ ánh sáng. Những nhà cung cấp các dịch vụ chuyên biệt như sân khấu, trang trí nội thất, kho bãi…thường đảm bảo dịch vụ trọn gói, trong đó có ánh sáng. Các nhà tổ chức cần chú ý là mặc dù bên cung ứng, cung cấp dịch vụ trọn gói song không bao giờ thích hợp hoàn toàn với yêu cầu sự kiện.

Sự kiện muôn hình muôn vẻ, ánh sáng là một công cụ tạo bầu không khí sự kiện. Vì vậy yêu cầu nhà tổ cung cấp phải có thiết kế chi tiết và thiết bị cụ thể. Những cán bộ, nhân viên phụ trách theo dõi công việc chuẩn bị này phải thường xuyên kiểm tra tiến độ.

Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng âm thanh, ánh sáng: Đối với mọi chi phí phát sinh cho sân khấu, âm thanh, ánh sáng hay hình ảnh Nhà tổ chức phải đảm bảo nhận được bản sử đổi chi phí viết tay chi tiết được chấp nhận của các bên liên quan. Không bao giờ chấp nhận việc thay đổi chi phí bằng lời nói. Có thể phải trả giá đắt nếu điều đó xảy ra.

 

May
26

Tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty

Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Hoàn Dương có cở sở sản xuất tại khu công nghiệp Đồng Văn đã đi vào hoạt động đến nay đã tròn 10 năm từ ngày đầu thành lập tại khu công nghiệp. Ngày 11/11/2012 vừa tròn 10 năm thành lập công ty, để đánh dấu một chặng đường lịch sử đó công ty đã quyết định tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập với sự có mặt của lãnh đạo đại phương và của công ty. Để buổi lễ thêm long trọng ngoài đội ngũ nhân sự sự kiện của công ty, công ty quyết đinh thuê thêm một công ty chuyên to chuc su kien để đáp được được yêu cầu đề ra. Đại An event là đơn vị đứng ra đầu thầu và có kinh nghiệm tổ chức sự kiện tại khu công nghiệp nên đã được công ty tin tưởng giao làm nhà thầu chính sự kiện 10 năm của công ty.

 

Để đáp ứng được yêu cầu khách hàng chúng tôi đã cử đội ngũ nhân sự đứng ra đảm nhiệm chương trình, viết nội dung chương trình cho khách hàng, thiết kế market khung cảnh …và tất cả đều được sự gật đầu của khách hàng. Đó chính là niệm hạnh phúc của chúng tôi bởi không phải tổ chức sự kiện là công việc mà còn là sự đam mê yêu nghề của toàn công ty, mỗi chương trình thực hiện đều là đứa con của công ty chính vậy mọi sự đều hướng về sự thành công của buổi lễ.

Chương trình đã diễn ra thành công tốt đẹp và hài lòng cả khách hàng và khách mời tham gia chương trình. Qua chương trình Đại An đã để lại tiếng vang trong khâu tổ chức cho khách mời tham sự. Qua chương trình chúng tôi mong nhận được sự hợp tác với quý khách hàng đã tham gia chương trình và khách hàng tiềm năng.

Đại An chuyên cung cấp các dịch vụ với giá rẻ nhất cho các đơn vị trực tiếp tổ chức sự kiện hoặc các công ty trong nghành.

 

May
25

Lễ khánh thành nhà máy YOKOWO Việt Nam

Ngày 26/9/2012 tại khu công nghiệp Đồng Văn nhà máy có vốn đầu tư hoàn toàn từ Nhật Bản đã khánh thành nhà máy YOKOWO.  Đại An Event là công ty tổ chức sự kiện đã rất hân hạnh được thực hiện chương trình sau một thời gian đầu thầu. Với nội dung kinh bản chi tiết và các thành viên sự kiện tư vấn chuyên nghiệp từ khâu thiết kế đến khâu đấu thầu chúng tôi đã làm hài lòng khách hàng đến từ Nhật Bản. Với sự tư vấn chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiên giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí những vẫn thảm đảm được sự sang trọng hoành tráng và thẩm mỹ chương trình.

Chương trình có sự tham dự có lãnh đạo lòng cốt tập đoàn đến từ Nhật Bản và ngoài gia còn sự tham gia của cán bộ địa phương đến chúc mừng lễ khánh thành nhà máy.

Đại An rất vinh dự được thực hiện chương trình, qua chương trình chúng tôi hy vọng sẽ đưcọ hợp tác lâu dài với tập đoàn cũng như các quý công ty trên trong khu công nghiệp. Đại An chuyên cung cấp sản phẩm chất lượng và giá rẻ

 

May
22

Một số lưu ý và chuẩn bị khi khách hàng tổ chức sự kiện.

Việc tự trả lời các câu hỏi sau đây và điền thông tin thích hợp vào danh mục cần làm là Khách hàng có được toàn cảnh về công việc Tổ chức một sự kiện. Bằng kinh nghiệm của mình, Công ty Đại An gợi ý các việc cần phải làm trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện gồm:

* Xác định mục đích của sự kiện: Cần xác định mục đích của sự kiện sẽ tổ chức là để làm gì ? ( như mục đích tổ chức Sự kiện Khởi công dự án hoặc ý nghĩa việc Khánh thành đưa Nhà máy vào hoạt động hoặc Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo, ….) để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác cho sự kiện của mình.

* Xác định mục tiêu cần đạt được: Là mục tiêu đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện ( như gặp gỡ trao đổi, giao lưu với bạn hàng, đối tác, với các cơ quan truyền thông, các cơ quan công quyền, thúc đẩy hơn nữa thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm, Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ….. ) Ngoài ra Kế hoạch và ngân sách cũng là một căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc, mục tiêu đạt được.

* Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ  trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.

* Xác định ngân sách: Giúp khách hàng có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra.

* Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình : Giúp khách hàng và Công ty Đại An có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn cho việc  triển khai chi tiết

* Thiết lập nhóm làm việc : Là cần thiết để phối hợp với Công ty Đại An trong các việc cung cấp thông tin, các yêu cầu,  duyệt ý tưởng, kịch bản, thiết kế, hạng mục và triển khai tại địa điểm Tổ chức Sự kiện.

* Địa điểm: Phối hợp với Công ty Đại An khảo sát, Tham quan địa điểm, xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia, chọn địa điểm.

May
10

Tổ chức khởi công, khánh thành và động thổ cần chú ý những gì ?

Nhiều năm làm trong nghề tổ chức động thổ, tổ chức khởi công, tổ chức khánh thành… cho nhiều khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, hôm nay tôi xin đúc kết và chia sẻ một số kinh nghiệm mà Đại An Event xin chia sẻ

Trong tổ chức động thổ, khởi công, khánh thành, có 2 mảng công việc được người làm tổ chức sự kiện coi trọng:

- Thứ nhất là các phần cứng phục vụ cho sự kiện như trang thiết bị, dụng cụ tổ chức sự kiện.

- Thứ hai là các phần mềm: Bao gồm nội dung chương trình, con người, cách thức tổ chức

Phần cứng chiếm một vai trò quan trọng trong tổ chức khánh thành, khởi công, động thổ vì nó góp phần đến 60% cấu thành nên sự kiện. Đó có thể là các thiết bị như quầy kệ, lều bạt, bàn ghế, máy móc… cũng như công tác chuẩn bị mặt bằng, dụng cụ hậu cần…

Với kinh nghiệm nhiều năm cho thuê thiết bị hội thảo và thiết bị quảng cáo để phục vụ sự kiện, tôi khuyên các bạn làm Event nên cân nhắc lựa chọn những thiết bị tổ chức sự kiện từ các nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp, bao gồm cả việc hỗ trợ lắp đặt, vận hành các thiết bị đó. Một đội ngũ thi công, lắp đặt lành nghề sẽ giúp bạn an tâm để lo các công việc khác trong tổ chức Event thay vì dành thời gian để đôn đốc việc lắp đặt, set up. Một kinh nghiệm đáng nhớ của tôi trong việc cho thuê nhà bạt nhà dù để làm sự kiện ngoài trời là khi bão lớn làm bay căn nhà lều mới dựng mặc dù nó đã được xây dựng kiên cố và gia cố khá chắc chắn đề phòng gió lốc, rất may với kinh nghiệm xử lý sự cố của đội ngũ thi công, nhà lều đã được dựng lại kịp thời và phục vụ cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, an toàn. Bạn nhớ dặn nhà cung cấp mang tới sự kiện của bạn những thiết bị còn mới. Những tấm thảm đã xuống màu hay chiếc cột hoen gỉ làm cho Event của bạn mất đi sự trang trọng, thẩm mỹ.

cac buoc to chuc le khoi cong

Bạn cũng cần chú trọng công tác xử lý mặt bằng trước khi tổ chức sự kiện. Các lễ khánh thành, khởi công, động thổ thường được tổ chức ở nơi công trình sắp hoặc đang xây dựng, nên chắc chắn mặt bằng sẽ không được hoàn hảo như khi bạn tổ chức ở những nơi đã có sẵn tiện nghi trong thành phố. Nếu địa điểm tổ chức còn gập ghềnh, bị ngập nước hay bị lún, chúng ta cần tổ chức san lấp, ủi sơ, rải đá dăm, đá mi… hay trải pallet để đảm bảo khu vực tổ chức được bằng phẳng. Nếu không sẽ dẫn tới các sự cố như sàn bị mấp mô, lồi lõm hay khi xe ô tô lớn đi vào khu vực tổ chức thì bị lún đất.

Về công việc set up địa điểm, nên chú ý phân chia các khu vực cho phù hợp: chỗ nào là bãi đỗ xe, chỗ nào là nơi tổ chức, ở đâu diễn ra nghi lễ… Hướng ngồi cũng cần được cân nhắc để giúp khách mời có thể quan sát dễ dàng cả sân khấu lẫn chỗ thực hiện nghi thức.

Múa lân sư rồng là tiết mục đặc trưng ở các lễ khánh thành, khởi công, động thổ

Nếu trong chương trình có tiết mục đãi tiệc, cần bố trí việc set up bàn ghế sao cho có thể thay đổi một cách linh động. Chẳng hạn khi làm lễ thì bàn ghế bố trí dạng rạp hát, sau khi dẫn khách đi tham quan nhà xưởng trở về thì bàn ghế đã chuyển thành dạng set menu với bàn tròn để sẵn sàng cho việc đại tiệc. Hoặc là người tổ chức cũng có thể dựng một lều đãi tiệc ngay bên cạnh lều làm lễ để quan khách dời sang, nhiều chủ đầu tư còn thể hiện sự chu đáo hơn với quan khách bằng cách cho dựng thêm một dàn rạp sử dụng máy lạnh với các vách được bọc kín. Ở những địa điểm xa xôi, nhớ chuẩn bị máy phát điện dự phòng và nhà vệ sinh di động.

Nhiều chủ đầu tư coi mưa trong lễ khánh thành, khởi công, động thổ… là một điềm lành đem lại nhiều may mắn và tiền bạc cho họ, nhiều người có chọn làm sự kiện vào mùa mưa để có được điềm lành này, tuy nhiên người tổ chức sẽ vất vả hơn khi phải xoay sở tổ chức sự kiện dưới mưa. Khi tổ chức khánh thành, động thổ, khởi công… trong mùa mưa thì người tổ chức sự kiện cần có các phương án phòng bị tốt để tránh bị mưa bão làm ảnh hưởng đến công tác tổ chức.

Về phần mềm, như đã nói ở trên, có 3 vấn đề quan trọng nhất mà người làm event cần lưu ý là: Kịch bản chương trình, con người vàcách thức tổ chức.

Các nghi thức điểm nhấn thường được sử dụng trong khởi công, động thổ, khánh thành… với sự tham gia của các khách mời danh dự là: nghi thức xúc đất (thường dùng cho động thổ), bấm còi báo hiệu hiệu lệnh khởi công, thả bóng bay, cắt băng khánh thành trong tổ chức khánh thành.. Người làm sự kiện nên chú ý một số quy tắc mà dân trong nghề thường truyền tai nhau, ví dụ khi thực hiện các nghi thức thì các khách VIP được mời lên thường với số lượng 5, 6, 8, 9, 10 hay 12, người ta thường kỵ mời 4 hay 7 người, nhất là người Hoa, vì phát âm số 4 (tứ) nghe gần giống chữ “tử” (chết) hay số 7 nghe như chữ “thất” trong “thất bại”. Một số khách hàng có những phong tục khá đặc trưng, như khách hàng Đài Loan thường đi tới địa điểm đóng móng để làm nghi thức. Tại đây chủ đầu tư đóng các cột móng rồi gởi bao lì xì cho những người đi theo. Một số khách hàng thì muốn có đoàn trống lân đi quanh nhà xưởng của mình.

 

Phần nghi thức là một điểm nhấn quan trọng trong lễ khởi công, động thổ, khánh thành

Nên chú ý bố trí thời gian cho hợp lý, nhất là đối với các địa điểm tổ chức xa trung tâm. Nên tập trung khách tại các xe đưa rước và rước khách đến địa điểm tổ chức, lúc này, cần dự trù thời gian di chuyển, cũng như những sự cố có thể xảy đến khi di chuyển như xe bị sự cố hay kẹt xe để sắp xếp thời gian tổ chức cho phù hợp. Đối với các khách đến sớm, rất có thể họ phải chờ đợi một thời gian dài trước sự kiện, nên bố trí nhà chờ và có tea break phục vụ quan khách.

Một phần thường không thể thiếu trong các sự kiện khởi công, động thổ, khánh thành ở châu Á, đó là nghi lễ thờ cúng. Thông thường các công ty tổ chức khởi công, động thổ… thường thuê thầy địa lý coi ngày giờ để tổ chức sự kiện, và họ cũng thường kiêm luôn việc cúng và làm các nghi thức liên quan đến tâm linh cho lễ này. Thông thường nhà tổ chức sự kiện thường giúp các công ty này mua sắm nghi lễ thờ cúng, thường là heo quay, muối, gạo, trái cây… Một số khách hàng kỹ tính thậm chí còn không bỏ qua chuyện đo đạc các khoảng cách từ đài cúng đến bàn cúng, từ hộp cát đến chỗ xúc cát.. bằng thước Lỗ Ban sao cho các khoảng cách này rơi vào các “chữ tốt”, người làm Event cần chú ý điều này để làm vừa lòng khách hàng.

Về con người, nhìn chung nên có một đội ngũ nhân sự đã thành thạo với việc tổ chức các sự kiện khởi công, động thổ, khánh thành… như vậy sẽ đỡ gặp bỡ ngỡ trong quá trình chạy Event. Sự phối hợp từ phía khách hàng cũng rất quan trọng, người tổ chức Event cần phân định những công việc hai bên cần chịu trách nhiệm. Chẳng hạn khách hàng cần cung cấp danh sách khách mời, xác nhận sự có mặt của các khách VIP và các quan chức, hỗ trợ đón khách và nhận diện khách tham dự…