May
09

Tổ chức sự kiện khai chương

Sự kiện khai trương có thể khai chương chi nhánh, văn phòng của một tập đoàn hay một công ty và cũng có thể là khai trương một công ty mới. Sự kiện đó điều rất quan trọng bởi nó là sự khởi đầu mới hay là sự phát triển mới hoặc định hướng mới của tập đoàn. Để tạo ấn tượng hoặc quảng bá hình ảnh tốt của buổi lễ đó các công ty hay tập đoàn thường chọn các công ty tổ chức sự kiện  chuyên nghiệp để quảng bá hình ảnh của mình.

Đại An Event là công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với chi phí ít nhất và truyền thông hiệu quả nhất . Khi khách hàng đến với Đại An sẽ được tư vấn cụ thể của các chuyên viên tổ chức sự kiện có kinh nghiệm trong nghề và đã từng làm việc tại các tập đoàn lớn. Đối với mỗi sự kiện khai trương chúng tôi có tư vấn chi tiết cho quý khách hàng như nếu tổ chức sự kiện ngoài trời thì cần những hạng mục gì đảm bảo buổi lễ diễn ra tốt đẹp và tránh được các yếu tổ rủi ro của thời tiết. Chúng tôi phân tích được những thuận lợi và khó khăn khi tổ chức ngoài trời và vạch ra kế hoạch hoàn hảo để tránh được rủi ro. Nếu tổ chức trong nhà thì có những hạng mục gì khác so với ngoài trời và có những thuận lợi và khó khăn.

 

Các buổi lễ khai trương thường cần yếu tố may mắn cho sự phát triển sau này nên chúng tôi sẽ luôn luôn tư vấn múa lân sư rồng cho khách hàng. Bởi lân rồng là những linh vật của trời đất, theo quan niệm của cha ông nó sẽ mang lại may mắn cho gia chủ trong buổi lễ. Khách mời của buổi lễ là một phần quan trọng buổi lễ bởi đối với những sự kiện lớn sẽ có những khách mời quan trọng của tỉnh hoặc nhà nước thì khi đó các hạng mục của buổi lễ cần được trang trí đẹp đẽ và trang trọng nhất để lại ấn tượng sâu sắc nhất.

Đại An event chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với dịch vụ hoàn hảo và giá rẻ nhất.

May
07

PG Đại An

Promotion girl ” PG” là một thành phần tham gia các buổi sự kiện với rất nhiều nhiệm vụ khác nhau : đón khách, tiếp thị, giơi thiệu sản phẩm…

Để đảm bảo hình ảnh cửa sự kiện ĐẠI AN EVENT luôn luôn tuyển những ứng viên đạt tiêu chuẩn và chiều cao, hình dáng và khuôn mặt của PG. Mặc dù PG chỉ là yếu tố nhân sự nhỏ trong việc tổ chức sự kiện nhưng để sự kiện để lại hình ảnh đẹp trong lòng khách mời và khách mời thì PG cần được tuyển chọn qua mỗi sự kiện.

ĐẠI AN EVENT luôn luôn đảm bảo hình ảnh của sự kiện và công ty, chính vì vậy mỗi sự kiện chúng tôi đều tuyển chọn PG tốt nhất trong các PG ứng tuyển. Hàng quý vẫn có các cuộc thi PG ĐẠI AN để tuyển chọn những khuôn mặt mới đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng. Mỗi cuộc thì của chúng tôi tổ chức thu hút được hàng nghìn các ưng viên là các bạn sinh viên tại các trường đại học. Ngoài việc trao phần thường cho các bạn đạt giải , chúng tôi còn có một nguồn profile dồi dào của các ứng viên tham gia chương trình.

cung cap pg

 

May
04

Công việc của người quản lý sự kiện chuyên nghiệp.

Quản lý sự kiện là nghề của những công việc thật sự thử thách và khó khăn, đòi hỏi kỹ năng tổ chức, sức khỏe dẻo dai, khả năng làm việc dưới áp lực cao và đưa ra quyết định đúng đắn vào những phút chót.

Hãy bắt đầu với một ví dụ thực tế và đơn giản để giúp bạn hiểu được bản chất của công việc này tốt hơn. Một hôm, bè của bạn ở trường quyết định họp mặt và mọi người yêu cầu bạn đứng ra sắp xếp tất cả những thứ cần thiết cho buổi họp mặt đó, nói ngắn gọn là bạn được giao nhiệm vụ tổ chức một buổi họp mặt của lớp. Thế rồi, bạn bắt đầu với việc đưa ra được con số bao nhiêu người sẽ tham dự, sau đó là suy nghĩ về các yêu cầu liên quan về nơi bạn sẽ tổ chức, tiếp theo là bắt tay vào việc xây dựng ý tưởng cho các hoạt động vui chơi, giao lưu mà bạn sẽ làm cho buổi họp mặt là gì…Trong ngắn hạn, có hàng tá những thứ mà bạn phải thực hiện cho một sự kiện cho dù qui mô của nó nhỏ hay lớn, trong điều kiện này hay điều kiện khác. Một số người có thể hủy tham gia vào phút cuối, thức ăn, địa điểm và một số yếu tố về hậu cần cũng thay đổi theo…Bạn phải đối mặt và giải quyết tất cả những thay đổi và vấn đề phát sinh đó. Đây chính xác là những gì một người quản lý sự kiện thực hiện ngày này qua ngày khác. Mô tả cụ thề công việc của một người quản lý sự kiện sẽ phụ thuộc vào việc người đó chuyên tổ chức và tiến hành các sự kiện ở những mảng khác nhau, môi trường khác nhau.  Điều đó có thể khác nhau giữa một người giữ vai trò quản lý sự kiện trong 1 công ty tổ chức sự kiện với một người quản lý sự kiện trong một công ty có bộ phận tổ chức sự kiện chuyên trách cho chính công ty đó.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập rộng hợn về nhiệm vụ mà một người quản lý sự kiện sẽ thực hiện ở nhiều khía cạnh đa dạng hơn của công việc này.

Công việc của một người lập kế hoạch và quản lý sự kiện

Yêu cầu kỹ năng

Là một người quản lý sự kiện, bạn có thể nghĩ rằng, quản lý sự kiện là một trong những công việc nhẹ nhàng thú vị nhất trên thế giới, nghề của trí tưởng tượng. Thật tốt đẹp khi chúng ta có thể làm cho tất cả các sự kiện diễn ra và kết thúc tốt đẹp theo mong muốn. Biến những sự kiện tưởng chừng như bình thường trở nên quyết rũ và lung linh hơn, tạo ra nhiều giá trị nghệ thuật và kinh tế cho xã hội. Nhưng…nếu bạn thực sự suy nghĩ đúng đắn và thực tế hơn về nó, đây không hoàn toàn là một công việc luôn luôn với những niềm, hoa đèn và tiền bạc. Quản lý sự kiện là nghề của những công việc thật sự thử thách và khó khăn, đòi hỏi kỹ năng tổ chức, sức khỏe dẻo dai, khả năng làm việc dưới áp lực cao và đưa ra quyết định đúng đắn vào những phút chót.

Phân loại quản lý sự kiện

Như chúng ta cũng biết rằng nhiệm vụ của một người quản lý sự kiện sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại của sự kiện đang phụ trách. Theo cách đó, chúng ta có nhiều loại khác nhau của các nhà quản lý sự kiện, những người sẽ lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện khác nhau, từ đám cưới, các sự kiện của công ty, gây quỹ, biểu diễn nghệ thuật, sự kiện chính trị… Các nhiệm vụ đó thường sẽ được hình thành tùy thuộc vào loại sự kiện. Nhưng bản chất cơ bản của công việc quản lý sự kiện là không thay đổi, công việc của một người quản lý sự kiện sẽ vẫn có cùng một “mạch” chạy giống nhau cho dù là loại sự kiện gì đi nữa.

Nhiệm vụ và trách nhiệm cơ bản

Dưới đây là một số nhiệm vụ chính mà một người quản lý sự kiện chịu trách nhiệm.

Hiểu được nhu cầu cơ bản của sự kiện và yêu cầu của khách hàng thông qua việc khai thác và trao đổi với họ. Sự kiện sẽ được tổ chức và như thế nào thùy thuộc vào kết quả của công việc này.

Xây dựng kế hoạch ngân sách và thuyết phục để có được sự chấp thuận của khách hàng.

Lên kế hoạch và sắp xếp các vấn đề hậu cần, địa điểm, nơi ăn chốn ở, phương tiện di chuyển, thực phẩm, giải trí, vv . Điều này đòi hỏi người quản lý sự kiện phải có hiểu biết và mối quan hệ tốt với các lĩnh vực khách sạn, địa điểm, nhân sự giải trí, dịch vụ vận tải, các dịch vụ cung cấp thực phẩm, thức uống, nhà tài trợ… Chủ động đề cập và thảo luận về các chương trình giảm giá và chính sách chiết khấu để có được giá tốt cho khách hàng và mang lại lợi thế cạnh tranh với đối thủ.

Đóng vài trò liên kết giữa khách hàng với các bộ phận trong công ty và cả với các nhà cung cấp dịch vụ, nguồn lực khác nhau. Sự liên kết này sẽ tạo thành 1 mạch xuyên suốt trong việc đàm phán giá cả cũng như các yêu cầu đặc biệt khác được hoàn thành một cách trơn tru.Giám sát công việc và giải quyết bất kỳ vấn đề mà nhóm dự án có thể phải đối mặt. Lên kế hoạch trước và luôn có kế hoạch dự phòng mở để ứng biến trong trường hợp có sự thay đổi phút cuối cùng, để tránh khủng hoản và bị động.

Lương

Tiền lương của những người quản lý sự kiện hoàn toàn phụ thuộc vào tính chất, quy mô của công việc mà họ phụ trách. Ngoài ra, nghề quản lý sự kiện sẽ có những mức thưởng tương đối cao trên từng dự án mà họ đảm nhận. Đó là lý do tại sao tiền lương của một người quản lý sự kiện có thể không thực sự được cố định bằng một con số cụ thể. Tuy nhiên, mức thu nhập trung bình của một người quản lý sự kiện quyên nghiệp nằm trong khoảng từ 25.000 USD – 50.000 USD một năm, tùy thuộc vào tính chất và qui mô.

Một sự hiểu biết cơ bản của công việc này sẽ giúp bạn hiểu được bạn có thật sự thích thú công lĩnh vực này hay không. Nếu bạn quan tâm thật sự và muốn chuyển sự thích thú đó thành việc gia nhập và muốn có một công việc trong lĩnh vực này, thì bạn phải có một số kinh nghiệm cơ bản và thực tế trong quản lý sự kiện và lập kế hoạch. Mặc dù hiện nay ở Việt Nam chưa có trường nào đào tạo chuyên biệt về lĩnh vực này, nhưng sẽ hữu ích nếu bạn tham gia một vài khóa học ngắn hạn ở một số trung tâm uy tín ở HCM hay HN. Nhưng hơn hết, kinh nghiệm là điều đáng giá nhất trong lĩnh vực này, điều nay cần thời gian và trải nghiệm thực tế. Nếu bạn chưa bất kỳ kinh nghiệm nào, thì bạn nên bắt đầu bằng việc làm việc dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của một người quản lý sự kiện có kinh nghiệm để quan sát và học hỏi. Và thư xin việc và lý lịch của bạn bây giờ đã có người xác nhận kinh nghiệm cũng như những thứ bạn được đào tạo và những công việc liên quan bạn đã từng thực hiện. Hãy gửi nó đến những công ty to chuc su kien hoặc những nhà quản lý sự kiện độc lập…sẽ mở ra cho bạn một con đường và cơ hội gia nhập vào lĩnh vực này.

Đó là tất cả những gì một người quản lý sự kiện sẽ làm ngày này qua ngày khác. Nhưng rõ ràng, quản lý sự kiện là một công việc và nghề nghiệp vô cùng khắt khe mà đòi hỏi bạn có rất nhiều cống hiến, tính kiên nhẫn và các kỹ năng để tạo ra thành công bằng chính đôi tay và khối óc của mình. Nếu bạn nhận thấy đây là một công việc và nghề nghiệp thật sự hấp dẫn mình, và bạn chắc chắn rằng bạn có tố chất và có khả năng thực hiện tốt mọi việc từ đầu cho đến cuối, hãy làm nó! Tại sao không?

 

May
04

Chọn đúng công ty chuyên tổ chức sự kiện

Công ty quản lý sự kiện tốt nhất có thể đặt ra một kế hoạch chi tiết mà bạn có thể làm theo. Kế hoạch này nên bao gồm tất cả các bước liên quan trong việc đưa sự kiện này lại với nhau, từ giai đoạn đầu cho đến ngày diễn ra sự kiện với tất cả mọi thứ đều có thể được theo dõi chặt chẽ.

Thuê công ty tổ chức sự kiện tốt là một trong những bước quan trọng nhất mà bất tổ chức nào cũng cần phải thực hiện tốt để không chỉ có một sự kiện đáng nhớ và thú vị , mà còn để đảm bảo sự kiện của mình được diễn ra suôn sẻ, đúng mục tiêu, kế hoạch và không có những tình huống sai lầm không lường trước. Có một vài điều cần xem xét khi tìm kiếm một công ty to chuc su kien để lựa chọn, vì không phải tất cả các công ty tổ chức sự kiện là như nhau. Một số có nhiều kinh nghiệm, nhiều mối quan hệ, và chú ý đến nhu cầu cá nhân một cách hiệu quả hơn.

Nếu bạn là người chịu trách nhiệm Người hoạch định sự kiện không chỉ có khả năng giao tiếp và kết nối tất cả những người có vai trò quan trọng và tham gia trực tiếp vào việc tổ chức sự kiện, mà còn khó khả năng truyền đạt và kết nối với những người tham gia sự kiện và hỗ trợ trong chính tổ chức đó. Với các công ty thì điều này có nghịa là các nhà hoạch định sự kiện cần phải có thể giao tiếp với cả nhân viên công ty.

Ngoài ra, điều quan trọng là phải có một công ty quản lý sự kiện mà hiểu tiếp thị và các đối tượng mục tiêu (các yếu tố về nhân khẩu học của những khách tiềm năng hoặc những người tham dự ). Nếu bạn không bắt mạch được  thị trường mục tiêu, thì xem như bạn lãng phí thời gian quý báu và nguồn lực đặt cùng sự kiện này. Một công ty tổ chức sự kiện tốt cần phải giàu kinh nghiệm thông qua rất nhiều sự kiện trong quá khứ để họ có thể mang tất cả những kinh nghiệm đó để mang về sự kiện của bạn . Điều này sẽ bao gồm khả năng đưa ra lời khuyên, tư vấn , giới thiệu về các địa điểm thích hợp cho các sự kiện ( không phải tất cả các địa điểm sẽ là lý tưởng cho tất cả các loại sự kiện). Công ty tổ chức sự kiện nên hiểu những gì là mục đích của sự kiện sẽ đạt được, vì điều này có thể dẫn đến quyết định tốt hơn cũng như lập kế hoạch tốt hơn. Vì dụ bạn có 1 sự kiện với mục tiêu “chỉ để cảm ơn nhân viên”, như vậy là không đủ. Bạn cần phải có mục tiêu rõ ràng để các công ty lập kế hoạch và tổ chức sự kiện có thể giúp bạn tốt hơn trong quá trình này.

Công ty quản lý sự kiện tốt nhất có thể đặt ra một kế hoạch chi tiết mà bạn có thể làm theo. Kế hoạch này nên bao gồm tất cả các bước liên quan trong việc đưa sự kiện này lại với nhau, từ giai đoạn đầu cho đến ngày diễn ra sự kiện với tất cả mọi thứ đều có thể được theo dõi chặt chẽ. Công ty quản lý sự kiện mà bạn chọn cũng nên sẵn sàng để giữ liên lạc với bạn mỗi bước của con đường, trong mọi giai đoạn. Đồng thời, cần có sự minh bạch, không mập mờ về những gì đang xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

Quan trọng nhất, công ty quản lý sự kiện mà bạn chọn phải có kinh nghiệm và các thiết bị để tận dụng lợi thế của những tiến bộ công nghệ mới nhất. Công ty quản lý sự kiện mà bạn chọn là một yếu tố quan trọng trong việc có một sự kiện đó là hoàn hảo, liền mạch, và tất cả các thành viên tham gia và người tham dự được cảm thấy tận hưởng. Hãy chắc chắn rằng bạn chọn được công ty tổ chức sự kiện tốt nhất cho sự kiện tiếp theo của bạn.

 

 

May
02

Bí quyết tạo sự chú ý khi tổ chức sự kiện.

Trong ngày tình trạng quá tải thông tin như hiện nay, bạn phải biết các cách để làm cho sự kiện của mình gây chú ý với mọi người. Việc công bố sự kiện, nếu biết cách bạn có thể tận dụng các công cụ ít tốn kém mà hiệu quả cao, nhắm đến đúng đối tượng. 8 types giúp bạn có thể truyền thông cho sự kiện hiệu quả, xem thử bạn có thể áp dụng thế nào nhé.

1. Xác định mục tiêu chính của bạn. Bạn có muốn mọi người tham dự sự kiện, mua sản phẩm của bạn hay tham gia đóng góp cho sự kiện? Một khi mục tiêu của bạn đã rõ ràng, chắc chắn rằng tất cả các tài liệu phục vụ cho việc quảng bá về tổ chức sự kiện sẽ hỗ trợ cho việc đó

2. Xác định và nghiên cứu đối tượng mục tiêu của bạn. Đây là những người sẽ phản ứng tích cực nhất thông điệp của bạn và tạo ra sự thúc đẩy có giá trị từ việc truyền miệng.

3. Tạo một trang web. Tìm một sinh viên đại học hay một thiết kế freelance tạo ra (và duy trì) các trang web miễn phí hoặc giá rẻ. Hãy thiết kế và chuyển hướng đơn giản, và có một người nào đó bên ngoài tổ chức của bạn kiểm tra các trang web và cung cấp thông tin phản hồi. Phương pháp tiếp cận các trang web tương tự và thiết lập các liên kết đối ứng.

4. Viết một thông cáo báo chí lôi cuốn, đầy đủ thông tin. Nắm bắt sự chú ý của người đọc với một tiêu đề hấp dẫn và đoạn đầu tiên, nhưng tránh phải viết nó như một bài quảng cáo. Nội sung phải bao gồm 5W  – What (ai), What (cái gì), When (khi nào), Where (ở đâu) và Why (tại sao). Đừng quên để các thông tin liên lạc của bạn và trang web.

5. Chuẩn bị một bộ dụng cụ phương tiện truyền thông. Để cho hiệu quả, nên có thông cáo báo chí, thông tin tổ chức, logo, nếu có thể, hãy in các bức ảnh, bản sao của bài viết về sự kiện của bạn, lời chứng thực từ những người nổi tiếng đã tham dự trước đó, và một thẻ kinh doanh. Viết một bức thư ngắn gọn, thông tin cá nhân để liên lạc, tạo thành một bộ presskit.

6. Sử dụng Internet, mạng xẽ hội, blog để lan truyền một cách nhanh chóng và không tốn kém. Gửi e-mail thông báo và những Newsletter có thể dễ dàng chuyển tiếp đến người khác một cách cụ thể những gì bạn muốn người nhận biết đến. Kết nối  thông qua blog và nhóm thảo luận hoặc trở thành một phần của một trang mạng xã hội. Ở Việt Nam, bạn có thể xét đến các trang như Facebook, Google+, Zingme, Linkhay,…

7. Phân bổ các phương tiện truyền thông của bạn cho đúng người. Đối với một sự kiện quy mô địa phương, hãy làm việc với các tờ báo và đài phát thanh, truyền hình ở tại địa phương đó. Hãy dành thời gian để nghe các ý kiến về cách tổ chức hoặc hình thức của sự kiện từ những người tiếp nhận, việc này sẽ giúp bạn có những điều chỉnh thích hợp cho việc quảng bá về event. Đối với việc truyền thông về các sự kiện có quy mô lớn hơn, hãy nhờ đến các công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực PR

8. Hãy tận dụng các mối quan hệ của mình để truyền thông đến các kênh như nhà hàng, quán cà phê, cửa hàng,…. Nếu có thể, hãy đề nghị họ mặc áo hoặc mũ có in logo về chương trình của bạn, kèm theo đó là slogan của chương trình hay các thông tin quan trọng. Đây là một trong những hình thức thiết thực và hiệu quả để truyền tải thông tin của bạn.