Apr
18

Bí quyết tổ chức sự kiện thành công.

ĐẠI AN event  vạch ra bí quyết để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp thành công

Ngày nay, hiểu được tầm quan trọng và hiệu quả rõ rệt mà công tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mang lại, thì tổ chức sự kiện đang là lựa chọn hàng đầu cho việc quảng bá và xây dựng thương hiệu của mỗi doanh nghiệp.Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm…

Tuy nhiên để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp và thành công không phải là một điều đơn giản, nó đòi hỏi ở người tổ chức nhiều kĩ năng khác nhau.  Hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại.Tuy nhiên với kinh nghiệm và sự hiểu biết của mình, chúng tôi xin được chia sẻ 10 bí quyết để tổ chức thành công một sự kiện:

1. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và thành công là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

2. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp

Hãy xem việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều:  tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

 

3. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không phải là một công cụ tiếp thị đa năng

Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự  trợ giúp của công ty sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư  nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

4. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Mức độ thành công và chuyên nghiệp của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

5. Đặt mục tiêu cụ thể

Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.

7. Quảng bá sự kiện chuyên nghiệp

Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia Đối với những sự kiện thương mại có sự  góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự  ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự

8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ

Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự  cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự  tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư  vào việc tổ chức một sự kiện khác.

9. Nhân lực là yếu tố quan trọng

Nếu như  các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên trong công ty tổ chức sự  kiện để có thể giao tiếp tốt với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.

10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh

Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác. Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

 

Apr
16

Đại An Event tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và thành công như thế nào ?

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là vấn đề mà công ty nào cũng muốn hướng đến. Đê khẳng định điều đó Đại An  luôn luôn hướng đến sự chuyên nghiệp trong từng khâu của sự kiện, từ khi đầu thấu cho đến khi tổ chức thành công. Với quy trình chuyên nghiệp chúng tôi đã khẳng định là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Với đội ngũ nhân viên kinh nghiệm và nhiệt tình tham gia đầu thầu và giám sát sự kiện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc đã tạo nên tiêng vang trong nghành to chuc su kien hiện này. Với nhân viên có kinh nghiệm trong khâu tổ chức đã tư vấn khách hàng một cách chi tiết nhất về các hạng mục  cần thiết cho sự kiện sắp diễn ra.

Để chuẩn bị cho khâu đấu thầu chúng tôi đã thiết kế mô hình sự kiện và các hạng mục liên quan sự kiện vào bản vẽ thiết kế 3D  chuyên nghiệp nhất tạo cho khách hàng cách nhìn tổng quát nhất về cách bố trí các hạng mục và không gian buổi lễ sẽ diễn ra như thế nào.

Sau khi nhân sự kiện chúng tôi sẽ triển khai chuẩn bị thiết bị sự kiện trong buổi lễ và trang thiết bị sự kiện luôn luôn đảm bảo độ an toàn và thẩm mỹ sản phẩm. Để khẳng định độ chuyên nghiệp chúng tôi  luôn luôn chuẩn bị trang thiết bị đầy đủ các hạng mục yêu cầu nhưng ngoài ra  chúng tôi luôn mang thêm các trang thiết bị thay thế và bổ xung để đảm bảo những trường hợp rủi ro xảy ra bất ngờ. Trong thời gian thi công giám sát sự kiện luôn luôn theo dõi chỉ đạo nhân viên kỹ thuật làm việc một cách cẩn thận và đảm bảo chất lượng công trình.

Trước buổi lễ 3 ngày mỗi nhận sự chạy event đều đã được giao nhiệm để thực hiện. Chúng tôi luôn có 2 phương án vạch ra để chạy sự kiện, các phương án đều có sự tưởng đồng với nhau và hoàn toàn không đối lập nhau, mục đích của việc lập ra 2 phương án nhằm đối phó với rủi ro bất ngờ tạo ra. Mỗi nhân sự làm nhiệm vụ của riêng mình nhưng trên phương diện giúp đỡ hỗ trợ nhau khi cần thiết để đảm bao chương trình thành công tốt đẹp.

 

Dịch vụ hoàn hảo của chúng tồi:

  • Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
  • tổ chức khai chương – động thổ-khánh thành
  • Cho thuê nhà bạt nhà dù
  • Cung cấp PG, Ca sỹ..
  • …….
Apr
15

Phương pháp tổ chức sự kiện thành công cho đơn vị tự tổ chức.

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức… có phòng ban PR , tổ chức sự kiện riêng để tự mình đảm nhận viêc tổ chức thành công buổi lễ bởi To chuc su kien (Event Planning) là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.

Nhân tố cơ bản mà đơn vị tự tổ chức nên cần để tổ chức thành công:

  • Lập kế hoạch tổ chức
  • Chọn nhà thầu
  • Giám sát thực hiện
  • …….

Khó khăn trong khâu tự tổ chức đó là kinh nghiệm của người tổ chức . Các cá nhân chỉ am hiểu về tổ chức qua lý thuyết là hình ảnh sự kiện, không lắm rõ được thực tế khi làm về các trang thiết bị…Khách hàng không thể tính toán chính xác được số lượng cần thiết ví dụ chương trình khai trương có 300 khách mời thì cần số lượng nhà bạt bao nhiêu và cần những trang thiết bị như thế nào. Đến với ĐẠI AN Event bạn được sẽ được tư vấn cụ thể chi tiết từng hạng mục

Thuận lợi trong khâu tự tổ chức sự kiện là khách hàng am hiểu về công ty của chính mình, lĩnh vực kinh doanh, khách mời tham gia chương trình nên khách hàng sẽ có hình thức PR hiệu quả nhất. Khách hàng có nhiều lựa chọn nhà thầu cung cấp trang thiết tốt nhất và được tư vấn từ nhiều nhà thầu…

Lập kế hoạch tổ chức là khách hàng lên kế hoạch tổ chức ngày giờ và địa điểm tổ chức. Kế hoạch tổ chức được lập ra càng sớm thì càng chủ động trong khâu tổ chức , kế hoạch lập ra càng chi tiết thì càng hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Lập kế hoạch bao gồm lập kế hoạch cho chính tổ chức mình tổ chức và lập kế hoạch tìm nhà thầu…

Chọn nhà thầu là khâu khá quan trọng trong việc tổ chức và được lên kế hoạch từ khi dự kiến tổ chức buổi lễ. Nhà thầu được chọn cần đạt được rất nhiều yếu độ như : độ tin cậy, độ chuyên nghiệp, kinh nghiệm tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện, đội ngũ nhân viên thực hiện…Có rất nhiều nhà thầu đứng ra cạnh tranh nhưng trước khi chọn nhà thầu các đơn vị nên tìm hiểu qua mối quan hệ hoặc qua xưởng trực tiếp của nhà thầu để chọn trang thiết bị…

Giám sát thực hiện là việc đơn vị tổ chức giám sát từ khâu lập kế hoạch của tổ chức. Cần chọn những nhân viên có trình độ và kinh nghiệm đứng ra tổ chức. Giám sát từ khâu chọn nhà thầu đến lúc nhà thầu thực hiện thi công. Vì trong quá trình chọn nhà thầu không có sự giám sát hay quản lý cách chọn nhà thầu sẽ có thể dẫn đến những tình huống đáng tiếc xảy ra trong chương trình. Nếu nhà thầu có kinh nghiệm có độ tin tưởng thì chương trình sẽ diễn ra tốt đẹp ngoại trừ có những rủi ro ngoài dự kiến. Ngược lại nhà thầu có đội ngũ nhân viên thi công không chuyên nghiệp sẽ làm chậm tiến độ…

Hãy đến với ĐẠI AN EVNET ! để bạn được tận hưởng dịch vụ và sự chuyên nghiệp của chúng tôi, với kinh nghiệm lâu năm chúng tôi sẽ là đối tác tin cậy của quý khách hàng trên cả nước.

Apr
11

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội.

To chuc su kien (Event Planning) là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.

Đại An Event vạch ra các nhân tố tạo nên sự kiện chuyên nghiệp.

  • Nhân sự sự kiện
  • Thiết bị sự kiện
  • Khâu chuẩn bị sự kiện
  • Tinh thần sự kiện
  • Kinh nghiệm tổ chức

Nhân sự là một phần không thể thiếu của  mỗi công ty. Nhân sự bao gồm người tạo ra sản phẩm và người phát triển phát phẩm, đối với event nhân sự cũng tương đồng gồm nhân viên kinh doanh và nhân viên kỹ thuật.  Nhân viên kinh doanh là người trực tiếp mang dự án về cho công ty, mang đối tác và khách hàng lâu dài của công ty. Nhân sự kỹ thuật bao là người trực tiếp thi công sự kiện lắp ráp trang thiết sự kiện… chính vì vậy đội ngũ nhân sự event chuyên nghiệp là yếu tố rất quan trọng . Đội ngũ nhân viên kinh doanh phải chuyên nghiệp trong khâu tư vấn, tự tin trong khâu đàm phán đấu thầu, tác phong chuyên nghiệp trong khi gặp khách hàng…Đội ngũ kỹ thuật là người có tay nghề, linh hoạt nhanh nhẹn trong việc lắp ráp sự kiện, xử lý tình huống nhanh…

Thiết bị sự kiện là phần chính của sự kiện sau khi đã nhận được hợp đồng. Thiết bị sự kiện chuyên nghiệp là phải đa dạng các thiết bị sự kiện như : nhà giàn, sân khấu, âm thanh ánh sáng…Trang thiết bị phải luôn luôn mới, thay đổi theo sự kiện…và cần luôn luôn được cấp nhận thiết bị và công nghệ sự kiện mới của thế giới để hoàn thiện hơn so với đối thủ.

Khâu chuẩn bị là yếu tố cần có sự kết hợp chuyên nghiệp giữa đội ngũ kinh doanh và đội ngũ kỹ thuật. Đội ngũ kinh doanh và kỹ thuật cần lập kế hoạc chi tiết tỉ mỉ khi thực hiện chương trình. Kinh doanh là người mang thiết kế để kỹ thuật chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết. Độ chuyên nghiệp được thể hiện ở độ chính xác thi công từng sản phẩm sản phẩm sẽ không bị thiếu hụt hay dư thừa quá nhiều sau khi hoàn thành sản phẩm. Nhưng độ chuyên nghiệp cũng được thể hiện ở việc mang sản phẩm dư thừa theo thiết kế bởi lẽ sự kiện luôn luôn có sự phát sinh và khi đó cần có trang thiết thị nhanh để xử lý sự cố phát sinh.

Tinh thần là sự thể hiện từ khi bắt đầu tham gia đấu thầu sự kiện, nhân viên phải thể hiện sự nhiệt tình và nhiệt huyết để bằng mọi cách nhận được sự kiện. Không quan trọng sự kiện lớn hay nhỏ thì tinh thân của nhân viên coi sự kiện mình tham gia là đứa con tinh thần của mình. Sau khi nhận được sự kiện thì tinh thần thực hiện hợp đồng càng cần pahst huy mạnh mẽ hơn bằng các khâu chuẩn bị sự kiện và sự hăng say làm việc của đội ngũ kỹ thuật thi công và tinh thần quản lý sự kiện của nhân viên kinh doanh…Đội ngũ quản lý cần có tính quyết đoán trong việc sự lý tình huống xấu xảy ra và nhân viên thi công phải thực hiện theo sự chỉ đạo của quản lý.

Điều quan trọng nhất là kinh nghiệm tổ chức sự kiện của đội ngũ nhân sự. Đối với công ty mới thành lập thì người CEO phải là người giỏi và có tầm nhìn chiến lươc của công ty… cần tuyển nhân viên đã có kinh nghiệm và hiểu biết biết trong  nghề sự kiện. Đối với công ty đã có thời gian hoạt động lâu dài thì đội ngũ nhân sự cũ chính là kinh nghiệm của công ty nhưng không phải vì đó mà bạn không đào tạo đội ngũ nhân sự này vì kiến thực sự kiện luôn luôn thay đổi theo từng năm. Chính vì cậy cần cửa nhân viên có năng lực tham gia các khóa học chuyên sâu về đàm phán, chuyên sâu sự kiện, chuyên sâu thiết kế…

Đại An Event ” khởi nguồn thành công ” , hãy đến với chúng tôi để bạn được tận hưởng sự chuyên nghiệp của chúng tôi trong từng khâu. Hãy để lo lắng và công việc của bạn cho chúng tôi.

Đại An Event chuyên cung cấp :

May
27

Sự khác biệt trong tổ chức sự kiện giữa hai miền

Có rất nhiều điểm khác biệt trong nghề tổ chức sự kiện giữa hai miền Nam – Bắc.Nhà tổ chức cần dựa vào những khác biệt đó để đưa ra những chính sách thu hút khách tham dự.